Cuando hay equipos de trabajo que necesitan coordinar esfuerzos, trabajar en equipo supone dotarse de herramientas para colaborar de forma deslocalizada, en tiempo real o en tiempo diferido, aunando esfuerzos sin repetir tareas.
Cuando hay equipos de trabajo que necesitan coordinar esfuerzos, trabajar en equipo supone dotarse de herramientas para colaborar de forma deslocalizada, en tiempo real o en tiempo diferido, aunando esfuerzos sin repetir tareas.
Tras rastrear Internet, presentamos algunas de las mejores herramientas que hay al respecto, como suites de trabajo en línea y aplicaciones de ofimática virtual, plataformas de comunicación a distancia y videoconferencia, discos virtuales donde centralizar los aportes de información para el grupo, o herramientas pensadas para, literalmente, crear y mantener auténticas comunidades de usuarios, a saber:
Suites de trabajo colaborativo a distancia
- Agora Secureware, tiene su fuerte en la compartición de archivos de forma segura, configurando un sitio en minutos para intercambiar archivos y otra información confidencial, y utilizar las herramientas de su suite de trabajo colaborativo.
- Dropbox. Ayuda al trabajo en equipo, simplificando el trabajo gracias a un lugar central donde se puede acceder a los archivos y compartirlos interna o externamente con seguridad.
- Gsuite. Google lleva tiempo produciendo o comprando herramientas para mejorar su Suite, donde se va incorporando software para la gestión colaborativa: Formularios, Google Sites, Calendar, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Hangouts, etc.
- Hyperoffice. Supone un software de colaboración en línea desde 1998. Con él se pueden compartir documentos, administrar tareas, correo electrónico, intranet, sincronizar con Outlook, etc., lo que supone un software colaborativo pensado para pequeñas y medianas empresas.
- Microsoft Office 365. Microsoft también ha evolucionado, y ahora su suite permite trabajar en línea a los grupos de trabajo sobre los mismos documentos, creando, editando y compartiendo con otros compañeros de forma colaborativa y en tiempo real, desde tu PC o Mac, dispositivo iOS, Android™ o Windows.
- Onlyoffice. Contiene todo un grupo de herramientas de gestión de oficina por internet: editores online de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, incluso con editor vía móvil. Asimismo contemplan una plataforma de colaboración, con gestión de documentos, correo, CRM, gestión de proyectos, calendario, y comunidades internas de trabajo.
- Social Office. Componente de Liferay (en java) que une herramientas para crear e intercambiar información entre distinto personal, pensado como una alternativa abierta a Microsoft Sharepoint.
- Zoho Workplace. Suite de trabajo en línea que incluye herramientas de edición en línea, para compartir y colaborar sobre documentos y comunicación interna, además de poder integrarse con otras apps.
Videoconferencias y comunicación a distancia
- Appear.in. Programa para conversar mediante videoconferencia y compartir la pantalla con otros miembros del equipo o con un cliente.
- BoostQ. Esta aplicación no sólo permite la comunicación interna, sino que sirve como repositorio central de información y conocimiento de los participantes, y analiza la interacción entre los mismos.
- Facebook Workplace. Además de comunicarte con familia y amigos, Facebook también tiene una versión para empresas, para que puedas colaborar y conectarte a grupos de trabajo, con chat y videollamada.
- Flowdock. Aplicación que ayuda a los equipos de trabajo a organizar conversaciones mediante etiquetas, e intercambiar archivos, como documentos de texto e imágenes.
- Google Hangouts. Puedes utilizar Hangouts para hablar con compañeros de tu entidad o personas ajenas a ella (hasta 25 personas) Puedes hablar con llamadas de voz, o bien utilizar el chat de texto e incluso crear una reunión en grupo utilizando su sistema de vídeo de alta definición.
- i-Reunión. Herramienta de Movistar para gestionar reuniones en línea, incluye la posibilidad de hacer encuestas online, y colaborar sobre contenidos a la vez, mientras se toman notas en un panel público o privado.
- LiveH2H Instant Meetings. Otra plataforma de videoconferencia, pero en este caso todas las aplicaciones creadas en LiveH2H son compatibles con traducciones en vivo en múltiples.
- Microsoft Teams. Una de las herramientas de la familia Microsoft, pensada para chats tanto privados como en grupo, compartir archivos o crear contenido mediante coautoría.
- Mikogo. Sirve como plataforma para trabajar conjuntamente en reuniones a distancia y videoconferencias. Puedes generar una webconferencia y explicarle a un cliente o un equipo lo que quieres expresar, compartiendo tu pantalla. Todo lo veas en tu pantalla, los otros usuarios también lo verán
- Mitel Teamwork. Esta aplicación, pensada para la colaboración mediante dispositivo móvil, integra las conversaciones con el equipo y la gestión de tareas.
- Noysi. Toda una plataforma de comunicación interna, con chat, videollamada, almacenamiento compartido y privado en la nube, búsqueda de información propia, y gestión de tareas. Además, sus servidores siguen las normas europeas sobre protección de datos personales GDPR.
- Teamviewer. Sirve para que otros se conecten a nuestro equipo sin necesidad de instalar ningún software. Es gratis para su uso personal, pero puedes reunirte hasta con 300 personas a la vez, compartiendo pantalla, vídeo, VolP y teléfono.
- Skype. Archiconocida herramienta de comunicación cara a cara o en grupo, ofrece no solo llamadas de video grupales gratuitas, chat de texto enriquecido, sino también la posibilidad de compartir pantalla.
- Slack. Muy utilizado en entornos de desarrollo informático, es como un chat interno (“canal”) que permite integrarse con muchas otras herramientas, compartiendo y/o documentos.
- Spontania. Este software permite que incluso decenas de miles de usuarios colaboren en tiempo real, compartiendo voz, video y datos en cualquier dispositivo, incluyendo teléfonos móviles.
- Stride. Programa de comunicación en grupo a distancia, que funciona como un twitter anidado, con salas de chat para los proyectos de un equipo que vive en distintas localizaciones.
- Taskade. Convierte cada pestaña del navegador en una herramienta para generar listas de verificación, capturar ideas y colaborar compartiendo las notas de una reunión, las tareas semanales y video chat en vivo con una videollamada gratuita en línea.
- Telegram. Similar a WhatsApp, está enfocado en la privacidad, ya que los mensajes de Telegram están encriptados y se pueden autodestruir. Tiene una API abierta, lo que hace interesante cuando se quiere integrar con otras herramientas, y no tiene límites en el tamaño de los chats, con grupos de hasta 100.000 miembros.
- Veeting Rooms. Implementa la posibilidad de tener conversaciones en texto, voz y video en tiempo real, presentaciones de diapositivas en vivo o con pantalla compartida.
- WhatsApp. esta aplicación de mensajería en tiempo real, primero pensada para usuarios personales, cada vez es más utilizada por empresas y equipos, que utilizan su funcionalidad de grupos para convertirlo en un chat interno.
- Webex. Puede que el decano de los servicios de videoconferencia, de la empresa Cisco, que empieza con un plan gratuito, aunque puede ampliarse, y permite grabar el audio, chat y video de las reuniones en línea.
Discos virtuales
- Box. Disco virtual sincronizable con otras herramientas y aplicaciones online o de nuestro escritorio, el servicio está pensado para fomentar la colaboración en tiempo real, donde se pueden editar contenidos entre varias personas.
- Jumpshare. Disco duro online, es un espacio en la nube donde puedes dejar archivos y compartirlos, para pedir feedback y/o integrarlo con distintas apps.
- WeTransfer. Simple y sin embargo terriblemente útil para el trabajo colaborativo. Puedes enviar documentos, hasta de 2 gigas, a cualquier usuario, mediante un correo electrónico, durante unos días.
Sistemas de gestión de comunidades
- Community Cloud. Es un generador de comunidadesde Salesforce, que permite crear toda una red social privada en sí misma.
- Crowdcrafting. Es la herramienta colaborativa por excelencia, porque literalmente es una herramienta para encontrar o bien dónde colaborar, o encontrar a alguien que quiera colaborar.
- Grytics. Es un complemento para Facebook workplace, un sistema de analítica para la gestión del lugar de trabajo, con estadísticas agregadas y KPIs, y administrar grupos de trabajo en un solo cuadro de mando.
- Facebooks Groups. Facebook te permite (de forma gratuita), crea un entorno colaborativo privado o público donde intercambiar impresiones y compartir el día a día, lo que resulta útil para equipos de trabajo deslocalizados.
- Elgg. Software open source especializado en la creación y administración de redes sociales de usuarios.
- Quora. Similar a Stackexchange, es una red social en la que los usuarios preguntan y responden sobre todo tipo de cuestiones, y donde uno se puede suscribir a una o varias temáticas concretas.
- Open Atrium. Es una distribución de Drupal que permite interactuar con colegas con confianza, a través de un espacio de trabajo colaborativo y gestión de comunidades online. Lo interesante es que si se ha de integrar con otras funcionalidades, Drupal, al ser un CMS open source, no tiene prácticamente límites.
- OpenStreetMap. Supone varias cosas: es un software para geoposicionar información (licencia de software libre LGPL) pero también un wiki de datos geolocalizados y toda una comunidad de usuarios.
- Stackexchange. Sitio de preguntas y respuestas, donde los usuarios seleccionan las respuestas que creen más pertinentes a cada pregunta. Más de 173 comunidades sobre casi cualquier cosa.
- Stackoverflow. Como Stackexchange, pero especializado en desarrollo informático / programación. De hecho, Stackoverflow es una de las comunidades de Stackexchange.
- Yahoo answers. Comunidad de preguntas y respuestas, que a su vez se conforma en red social, al dar más visibilidad a los usuarios que mejores respuestas ofrecen.
- Yammer. Supone una auténtica red social privada para empresas, basada en el tipo de conversaciones que tendríamos en Twitter, lo que permite tratarla como un sistema de administración de comunidades de una intranet.
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