Esquema para la planificación de un centro de documentación

Cuando abordamos la planificación de un centro de información para cualquier disciplina, inicialmente es esencial definir los términos fundamentales relacionados con esa disciplina.

Según una teoría general de sistemas, un sistema es un conjunto organizado de componentes o variables interactivas, interdependientes e integradas. Tiene objetivos o metas y el entorno es externo al sistema que rodea todo lo que está fuera del control del sistema. El sistema y su entorno están interrelacionados y son interdependientes. Para ejecutar actividades necesarias para el logro de los objetivos, los recursos disponibles en la sistema de alimentación utilizado como medio. Lucas define el sistema como, "Un grupo de componentes que son los trabajos, actividades, misiones o partes del sistema que se realizan para conseguir los objetivos. La gestión del sistema consiste en actividades de planificación y control.' La planificación se refiere a el establecimiento de objetivos, la utilización de recursos y el desarrollo de programa para la realización de diversas actividades predeterminadas, mientras que el control se ocupa de la ejecución de los planes. De manera similar, la información Los sistemas realizan sus actividades para alcanzar los objetivos relacionados con manejo de la información.

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A. Análisis del entorno externo (Conocimiento del mercado)

• Número de usuarios, edades, sexo, formación profesional, estructura de la organización…

• Recoger datos de forma directa a través de encuestas y entrevistas.

B. Análisis del entorno interno (Determinación de la situación)

• Recursos humanos

• Recursos económicos

• Infraestructuras espaciales

• Infraestructuras materiales

• Equipamiento

C. Establecimiento de objetivos

• Necesidades de los usuarios

• Situación de nuestro centro

D. Normalización de los procesos

· Planificación del número de personal que se debe dedicar a una tarea y en cuanto tiempo puede realizar una unidad de producción

• Que colección y que material documental necesitaremos para cubrir las exigencias de nuestros usuarios

• Que servicios debemos de ofrecer y con que frecuencia

• Que parte de nuestros recursos debemos dedicar a adquisiciones, como distribuir los presupuestos por áreas temáticas, tipo de materiales... etc.

E. Evaluación del sistema y reorientación de objetivos

• Método de recogida de información

• Visualizar los desajustes y desviaciones en los objetivos que nos hemos planteado

• Corregir esas situaciones anómalas reorientándolas hacia la optimización de recursos y la eficacia en la prestación de servicios.